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Word-Anleitungen
Abbildungsverzeichnis Word, Beschriftungen einfügen, Verzeichnis automatisch generieren, Querverweise im Fließtext — so erstellst du ein sauberes Abbildungs- und Tabellenverzeichnis in Word. Für Word 365, 2024, 2021 — Windows und Mac.
Um ein automatisches Abbildungsverzeichnis in Word zu erstellen, nutze die Beschriftungsfunktion (Verweise → Beschriftung einfügen) für jede Abbildung und Tabelle. Dann füge das Verzeichnis über Verweise → Abbildungsverzeichnis einfügen ein. Abbildungen erhalten im DACH-Raum eine Unterschrift (unter dem Bild), Tabellen eine Überschrift (über der Tabelle). Vor dem PDF-Export: Strg+A → F9 aktualisiert alle Verzeichnisse und Querverweise gleichzeitig.
- Warum ein Abbildungsverzeichnis?
- Beschriftungen richtig einfügen (Schritt für Schritt)
- Abbildungsverzeichnis automatisch erstellen
- Tabellenverzeichnis erstellen
- Beschriftungsposition: Über oder unter?
- Querverweise im Fließtext
- Häufige Fehler und Lösungen
- Häufig gestellte Fragen
- Zusammenfassung
- Literaturverzeichnis
1. Warum ein Abbildungsverzeichnis?
Ein Abbildungsverzeichnis listet alle Abbildungen deiner Arbeit mit Titel und Seitenzahl auf — analog zum Inhaltsverzeichnis für Kapitel. Es gibt deinen Leserinnen und Lesern einen schnellen Überblick und ist an den meisten DACH-Hochschulen Pflicht, sobald Abbildungen im Text vorhanden sind.1
Die Grundregel: Wenn deine Arbeit Abbildungen enthält, brauchst du ein Abbildungsverzeichnis. Wenn sie Tabellen enthält, brauchst du ein Tabellenverzeichnis. Die FHNW (Schweiz) verlangt, dass auch einzelne Abbildungen im Verzeichnis aufgeführt werden, die Universität Münster und die WU Wien bereits ab wenigen Darstellungen. Beides wird in Word über denselben Mechanismus erstellt — die automatische Beschriftungsfunktion.2
Wichtig: Damit Word das Verzeichnis automatisch generieren kann, müssen alle Abbildungen und Tabellen über die Word-eigene Beschriftungsfunktion beschriftet sein — nicht manuell als Freitext. In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir den Workflow Schritt für Schritt. Wie du das Inhaltsverzeichnis erstellst, erfährst du in unserem Artikel Bachelorarbeit Inhaltsverzeichnis.
2. Beschriftungen richtig einfügen
Beschriftungen sind das Fundament für automatische Verzeichnisse und Querverweise. Word nutzt sogenannte SEQ-Felder, um Abbildungen und Tabellen getrennt durchzunummerieren. Der Menüpfad ist in Word 365 und Word 2024 identisch.3
Füge zuerst dein Bild, Diagramm oder deine Tabelle an der gewünschten Stelle im Dokument ein.
Klicke auf die Abbildung (oder in die Tabelle). Dann: Verweise → Beschriftung einfügen. Wähle die Bezeichnung „Abbildung“ oder „Tabelle“. Word nummeriert automatisch durch (Abbildung 1, Abbildung 2 …).4
Im Dialogfeld „Position“ festlegen: Über dem ausgewählten Element (für Tabellenüberschriften) oder Unter dem ausgewählten Element (für Abbildungsunterschriften). Im DACH-Raum ist die Konvention: Tabellentitel oben, Abbildungsbeschriftung unten.5
Nach der automatischen Nummer (z. B. „Abbildung 1“) ergänze einen aussagekräftigen Titel — z. B. „Abbildung 1: Workflow der Datenerhebung“.
„Abbildung“ oder „Abb.“? Word bietet standardmäßig die Bezeichnung „Abbildung“ an. Wenn dein Leitfaden „Abb.“ verlangt, klicke im Beschriftungs-Dialog auf „Neue Bezeichnung“ und trage „Abb.“ ein. Achtung: Verwende im gesamten Dokument nur eine Bezeichnung — „Abbildung“ und „Abb.“ erzeugen in Word zwei getrennte Nummerierungsfolgen.6
Auf dem Mac heißt der Ribbon-Tab „Referenzen“ (nicht „Verweise“ wie auf Windows). Die Beschriftungsfunktion findest du dort unter Referenzen → Beschriftung einfügen — in Word 365, Word 2024 und Word 2019 für Mac.7
3. Abbildungsverzeichnis automatisch erstellen
Wenn alle Abbildungen beschriftet sind, ist das Verzeichnis in unter einer Minute erstellt.8
Setze den Cursor an die Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis erscheinen soll — in der Regel nach dem Inhaltsverzeichnis und vor dem Textteil.9
Verweise → Abbildungsverzeichnis einfügen. Im Dialogfeld unter „Beschriftungsbezeichnung“ die Kategorie „Abbildung“ wählen. Formate und Füllzeichen nach Bedarf anpassen. OK klicken.10
Bei jeder Änderung: Rechtsklick auf das Verzeichnis → „Feld aktualisieren“ → „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“. Oder: Strg+A → F9 aktualisiert alle Felder im Dokumenttext — Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis und Querverweise. Hinweis: Felder in Kopf- und Fußzeilen werden dabei nicht erfasst. Doppelklicke zusätzlich in die Kopfzeile und drücke dort Strg+A → F9, falls du dort Felder verwendest.11
Auf dem Mac: ⌘+A → F9 (auf manchen Mac-Tastaturen fn+F9, wenn die F-Tasten als Systemfunktionen belegt sind). In Word 2016 für Mac kann das Abbildungsverzeichnis auch über Einfügen → Index und Verzeichnisse → Tab „Abbildungsverzeichnis“ erreichbar sein — in Word 365/2024 für Mac liegt es unter Referenzen → Abbildungsverzeichnis einfügen.12
4. Tabellenverzeichnis erstellen
Das Tabellenverzeichnis funktioniert über exakt denselben Mechanismus wie das Abbildungsverzeichnis — der einzige Unterschied ist die Beschriftungsbezeichnung.13
Wähle beim Einfügen des Verzeichnisses (Verweise → Abbildungsverzeichnis einfügen) unter „Beschriftungsbezeichnung“ die Kategorie „Tabelle“ statt „Abbildung“. Word filtert dann automatisch nur die Tabellen-Beschriftungen und listet sie in einem eigenen Verzeichnis auf.
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis trennen: Die meisten DACH-Hochschulen — darunter die Universität Graz, die FU Berlin und die Universität Mannheim — verlangen getrennte Verzeichnisse. Erstelle zuerst das Abbildungsverzeichnis (Kategorie „Abbildung“), dann direkt darunter das Tabellenverzeichnis (Kategorie „Tabelle“).14
5. Beschriftungsposition: Über oder unter dem Element?
Die Position der Beschriftung ist eine der häufigsten Unsicherheiten bei Abschlussarbeiten. Im DACH-Raum gilt eine klare Konvention, die von der Mehrheit der Hochschulen explizit vorgeschrieben wird:15
Tabellenüberschrift → über der Tabelle (z. B. „Tabelle 3: Übersicht der Stichprobe“)
Abbildungsunterschrift → unter der Abbildung (z. B. „Abbildung 2: Workflow der Datenerhebung“)
Diese Konvention wird unter anderem von der TU München, der Ruhr-Universität Bochum, der Universität Wuppertal, der Universität Münster und der HTW Berlin (Deutschland), der WU Wien, der Universität Graz und der Universität Innsbruck (Österreich) sowie der ETH Zürich und der Universität Basel (Schweiz) explizit so formuliert.16
Achtung bei APA 7: In APA 7 stehen beide Beschriftungen — sowohl für Tabellen als auch für Abbildungen — über dem Element. Das ist die wichtigste Abweichung von der traditionellen DACH-Konvention. Prüfe, welchen Zitierstil dein Leitfaden vorschreibt.17
6. Querverweise im Fließtext
Wenn du im Text auf eine Abbildung oder Tabelle verweist, tippe nicht manuell „siehe Abbildung 3“. Nutze stattdessen die Querverweis-Funktion von Word — dann aktualisiert sich die Nummer automatisch, wenn du Abbildungen einfügst oder löschst.18
Setze den Cursor an die Stelle im Fließtext, an der der Verweis erscheinen soll. Tippe den einleitenden Text, z. B. „(siehe “.
Verweise → Querverweis. Wähle als Verweistyp „Abbildung“ oder „Tabelle“. Unter „Verweisen auf“ wähle „Nur Bezeichnung und Nummer“. Aktiviere „Als Hyperlink einfügen“. Wähle die konkrete Abbildung aus der Liste und klicke Einfügen.
Querverweise sind Felder und aktualisieren sich nicht von selbst. Vor dem PDF-Export: Strg+A → F9.19
Auf dem Mac: Referenzen → Querverweis (in Word 365 und Word 2024 für Mac). Der Tab heißt auf dem Mac „Referenzen“, auf Windows „Verweise“. Feldcodes ein-/ausblenden: Option+F9 (statt Alt+F9 auf Windows).20
7. Häufige Fehler und Lösungen
Die folgenden fünf Fehler treten bei Abbildungs- und Tabellenverzeichnissen am häufigsten auf — und alle lassen sich leicht vermeiden.21
Fehler 1: Beschriftung manuell getippt
Wenn du „Abbildung 1: …“ als normalen Text tippst statt über Verweise → Beschriftung einfügen, fehlt das SEQ-Feld. Das Abbildungsverzeichnis erkennt diese Beschriftung nicht. Lösung: Lösche den manuellen Text und füge die Beschriftung über die Word-Funktion neu ein.
Fehler 2: „Abbildung“ und „Abb.“ gemischt
Jede Bezeichnung erzeugt in Word einen eigenen Zähler. Wenn du im selben Dokument sowohl „Abbildung“ als auch „Abb.“ verwendest, entstehen zwei parallele Nummerierungen. Entscheide dich für eine Bezeichnung und verwende sie konsistent.
Fehler 3: Verzeichnis nicht aktualisiert vor PDF-Export
Fehlende oder falsche Seitenzahlen im fertigen PDF. Lösung: Strg+A → F9 direkt vor dem Export. Zusätzlich: Datei → Optionen → Anzeige → „Felder vor dem Drucken aktualisieren“ aktivieren (auf dem Mac: Word → Einstellungen → Drucken). Mehr dazu in unserer Bachelorarbeit Checkliste.
Fehler 4: Beschriftung und Objekt durch Seitenumbruch getrennt
Die Abbildung ist auf einer Seite, die Beschriftung auf der nächsten. Lösung: Markiere Abbildung und Beschriftung gemeinsam, dann Start → Absatz → Zeilen- und Seitenumbruch → „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ aktivieren.
Fehler 5: Feldcodes statt Ergebnisse sichtbar
Deine Beschriftung zeigt { SEQ Abbildung \* ARABIC } statt „Abbildung 1“. Lösung: Alt+F9 drücken (auf Mac: Option+F9). Das schaltet zwischen Feldcodes und Ergebnissen um.22
8. Häufig gestellte Fragen
Wo steht das Abbildungsverzeichnis in der Arbeit?
Die häufigste Reihenfolge im DACH-Raum: Inhaltsverzeichnis → Abbildungsverzeichnis → Tabellenverzeichnis → Abkürzungsverzeichnis → Textteil. Einzelne Fachbereiche setzen die Verzeichnisse nach dem Literaturverzeichnis ans Ende — so z. B. die UZH (Populäre Kulturen) und die Universität Innsbruck. Prüfe deinen Leitfaden.
Kann ich Abbildungs- und Tabellenverzeichnis zusammenlegen?
Technisch ja — einige Hochschulen (z. B. Uni Basel, Finanzmanagement) erlauben ein kombiniertes „Darstellungsverzeichnis“. Die Mehrheit verlangt jedoch getrennte Verzeichnisse. Im Zweifel: getrennt erstellen.
Werden die Verzeichnisse römisch oder arabisch nummeriert?
Die Mehrheitskonvention: Verzeichnisse im Frontmatter (vor dem Textteil) erhalten römische Seitenzahlen (I, II, III). Ab der Einleitung beginnt die arabische Nummerierung bei 1. Die UZH (Wirtschaftswissenschaften) und die Universität Bern (Archäologische Wissenschaften) bestätigen dieses Schema explizit. Einzelne Hochschulen (z. B. Uni Basel DSBG) nutzen durchgehend arabische Ziffern.
Fortlaufende oder kapitelweise Nummerierung?
Fortlaufend (Abbildung 1, 2, 3 …) ist der Standard für Bachelorarbeiten. Kapitelweise Nummerierung (Abbildung 2.1, 2.2 …) empfiehlt die ETH Zürich für umfangreiche Abschlussarbeiten. Die FernUniversität Hagen dokumentiert die APA-7-Konventionen für Beschriftungen im Detail. In Word: Beschriftung einfügen → Nummerierung → „Kapitelnummer einbeziehen“.
Mein Verzeichnis zeigt „Es wurden keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden“ — was tun?
Dieser Fehler bedeutet, dass Word keine Beschriftungen der gewählten Kategorie findet. Prüfe: Hast du die Beschriftungen über Verweise → Beschriftung einfügen erstellt (nicht manuell getippt)? Stimmt die Kategorie im Verzeichnis-Dialog mit der Kategorie der Beschriftungen überein?
Funktioniert die Anleitung auch auf dem Mac?
Ja. In Word 365 für Mac sind Beschriftungen und Abbildungsverzeichnisse unter Referenzen zu finden — identisch mit Windows. In Word 2016/2019 für Mac liegt die Funktion ebenfalls unter dem Referenzen-Tab im Ribbon. Die wichtigsten Tastaturkürzel: ⌘+A statt Strg+A, F9 (ggf. fn+F9 bei System-Funktionstasten), Option+F9 statt Alt+F9.
9. Zusammenfassung
Drei Schritte führen zum Ziel: Erstens, jede Abbildung und Tabelle über Verweise → Beschriftung einfügen beschriften. Zweitens, das Verzeichnis über Verweise → Abbildungsverzeichnis einfügen generieren (einmal für Abbildungen, einmal für Tabellen). Drittens, vor dem PDF-Export alle Felder aktualisieren (Strg+A → F9).
Im DACH-Raum — von der TU München über die WU Wien bis zur ETH Zürich — gilt: Tabellenüberschriften stehen über der Tabelle, Abbildungsunterschriften unter der Abbildung. Bei APA 7 stehen beide Beschriftungen über dem Element. Verwende im gesamten Dokument nur eine Bezeichnung („Abbildung“ oder „Abb.“) und nutze Querverweise statt manueller Verweise im Fließtext.
Mehr zum Thema Formatierung? In unserem Pillar Guide Bachelorarbeit formatieren in Word findest du alle Formatierungsschritte im Detail. Außerdem: Seitenzahlen ab Seite 3, Automatisches Inhaltsverzeichnis und die Formatierungs-Checkliste mit 25 Prüfpunkten.
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